Cotizador para eventos de veamoslasfotos®: propuestas con fotos, descuentos y aceptación online

Un cliente pregunta cuánto cuesta tu servicio. Necesitas mostrar qué incluye, calcular las cantidades, ofrecer un descuento y explicar cómo se paga. Después viene otra parte igual de importante: compartir la propuesta y saber qué respondió.

El cotizador para eventos de veamoslasfotos® reúne ese recorrido en una herramienta: preparas el presupuesto con los servicios de tu empresa, agregas imágenes, compartes un enlace o lo envías por correo y el cliente puede consultar la propuesta y aceptarla online.

Está destinado a todo tipo de empresas y emprendimientos que necesitan cotizar productos o servicios, utilicen o no las funciones de entretenimiento de veamoslasfotos®. Puedes ofrecer catering, ambientación, fotografía, sonido, alquiler de mobiliario u otros servicios sin incluir juegos, proyección de fotos ni experiencias interactivas en la cotización.

Imagen ilustrativa generada con IA.

¿Qué es un cotizador para eventos y para quién sirve?

Un cotizador para eventos permite convertir los servicios de un negocio en una propuesta ordenada para un cliente: detalle, cantidades, precios, condiciones y formas de pago. Es especialmente útil cuando cada pedido cambia según el número de personas, la duración o los servicios elegidos.

En veamoslasfotos® puedes preparar tanto un presupuesto sencillo como un paquete con fotografías y una descripción de lo que incluye.

Tipo de empresa	Ejemplo de cotización
Catering y gastronomía	Menú por persona, recepción y personal de servicio.
Salones y espacios	Paquete para una celebración con servicios incluidos y exclusiones.
Fotografía y video	Cobertura, sesión previa y entregables.
DJ, sonido e iluminación	Equipamiento, duración y adicionales.
Ambientación y mobiliario	Decoración, mesas, sillas y montaje.
Organizadores y productoras	Coordinación y servicios para eventos sociales o corporativos.
Otros negocios y profesionales	Productos o servicios personalizados con cantidades y precios propios.

No necesitas vincular la cotización a un evento creado en la plataforma: esa vinculación es opcional. Esto permite usar la herramienta desde la etapa comercial, cuando todavía estás presentando tu propuesta.

Cómo crear una cotización para un evento

1. Completa los datos del cliente y la propuesta

Desde el cotizador, crea una nueva cotización e indica el título, el nombre del cliente y sus datos de contacto. Puedes sumar la fecha y el lugar del evento para que la propuesta tenga contexto desde el primer vistazo.

Un título como «Catering para encuentro empresarial de 80 personas» ayuda a reconocer el presupuesto al compartirlo y al buscarlo después.

2. Agrega servicios o reutiliza tu catálogo

Puedes escribir un servicio nuevo o incorporarlo desde tu catálogo. En cada propuesta ajustas las cantidades y los precios que correspondan.

El catálogo también permite crear paquetes con distintas formas de cobro, como por persona, por hora, por unidad o con un precio fijo. Para los servicios que lo necesitan, puedes configurar escalas de precio según la cantidad y opciones de recargo o descuento.

Por ejemplo, un catering puede organizar su oferta por número de asistentes; una empresa de alquiler puede describir cada producto; y una productora puede presentar un paquete con varios bloques de servicios.

3. Muestra lo que estás ofreciendo con fotos y videos

Una fotografía ayuda a entender una ambientación, una estación de catering o un montaje. Puedes agregar fotos y videos a los servicios del catálogo y presentar paquetes con una galería, una descripción y bloques de contenido.

Detalla qué incluye y qué no incluye. Si la propuesta contempla la comida y el personal, pero no el alquiler del salón, conviene explicarlo junto al servicio. Las imágenes acompañan esa información y permiten visualizar mejor la oferta.

Foto generada con IA para el ejemplo ficticio. En tus propuestas, utiliza imágenes representativas de los servicios que realmente ofreces.

4. Define descuentos, pagos y validez

El presupuesto admite un descuento general expresado como porcentaje o importe. También puedes preparar un plan de pagos, indicar un anticipo y un saldo, agregar vencimientos y detallar cómo debe pagar el cliente.

La fecha de validez deja claro hasta cuándo se mantiene la propuesta. Las condiciones permiten explicar cuestiones como disponibilidad, traslados, horarios o servicios adicionales.

Antes de compartirla, revisa la vista previa para comprobar cómo la verá el cliente.

Ejemplo de cotización para un evento empresarial

Imaginemos que una empresa solicita catering y sonido para una reunión de 80 personas. Esta propuesta utiliza nombres, servicios e importes ficticios en pesos argentinos (ARS): no representa tarifas de mercado ni una oferta comercial.

Cliente: Empresa Horizonte — demostración. Propuesta: Encuentro empresarial para 80 personas.

Servicio	Cantidad	Precio unitario	Importe
Catering empresarial	80 personas	ARS 25.000	ARS 2.000.000
Sonido e iluminación	1 servicio	ARS 400.000	ARS 400.000
Subtotal			ARS 2.400.000
Descuento del 10 %			− ARS 240.000
Total de la propuesta			ARS 2.160.000

Con un anticipo del 30 %, el primer pago sería de ARS 648.000 y el saldo del 70 % sería de ARS 1.512.000. En una propuesta real, especifica además el tratamiento de los impuestos y las condiciones aplicables a tu servicio.

El paquete de catering puede mostrar una fotografía e indicar que incluye recepción, estación de postres, vajilla y personal. En las exclusiones se aclara que el salón y las bebidas alcohólicas se cotizan por separado.

Captura real del ejemplo ficticio creado en el cotizador de veamoslasfotos®.

Servicios opcionales: deja que el cliente elija

También puedes marcar servicios como opcionales para que el cliente seleccione los que quiere incorporar. Esto resulta útil cuando ofreces adicionales o alternativas dentro de una misma propuesta.

Por ejemplo, una empresa de fotografía podría preparar este segundo presupuesto ficticio:

Concepto	Importe ilustrativo
Cobertura fotográfica del evento	ARS 600.000
Sesión previa opcional	ARS 150.000
Álbum impreso opcional	ARS 180.000

Si el cliente elige la cobertura y la sesión previa, el total es ARS 750.000. Si agrega también el álbum, asciende a ARS 930.000. Así puedes presentar las opciones sin redactar una cotización separada para cada combinación.

Envía la cotización por correo o comparte su enlace

Una vez preparada la propuesta, puedes enviarla por correo electrónico desde el cotizador o copiar su enlace para compartirlo por el canal que utilizas con el cliente, como WhatsApp.

El correo invita a abrir la propuesta completa. Desde el enlace, el destinatario consulta el detalle, las imágenes, los importes y las condiciones. También puede descargarla en PDF.

Este formato te permite reunir la presentación del servicio y la respuesta del cliente alrededor de una misma propuesta.

Aceptación online y respuestas en tu casilla

El cliente puede aceptar o rechazar la cotización desde su enlace. La respuesta queda registrada y el sistema envía un aviso al correo de contacto del negocio o, si no se configuró uno, al correo de la cuenta.

Además, hay dos recorridos para las preguntas:

• Si responde al correo de la propuesta, la respuesta se dirige al email de contacto configurado para tu negocio.

• Si escribe desde la cotización, la consulta se registra en «Consultas recibidas» y se genera un aviso por correo. Desde esa sección puedes continuar la respuesta.

Por eso conviene revisar los datos del negocio antes de comenzar: nombre, logo y correo de contacto forman parte de la presentación y del seguimiento comercial.

La aceptación online registra la decisión del cliente. El pago se coordina según las formas y condiciones que hayas indicado en la propuesta.

Sigue el estado de tus presupuestos

En el panel puedes distinguir cotizaciones en borrador, enviadas, vistas, aceptadas y rechazadas, además de filtrar las vencidas. El calendario ayuda a consultar las propuestas según la fecha del evento.

Esto permite organizar el trabajo: identificar qué propuestas esperan una respuesta, cuáles ya fueron aceptadas y cuáles requieren revisar su vigencia. Si necesitas volver a ofrecer una propuesta vencida, la herramienta permite renovarla.

Cotizaciones ilimitadas con la compra de 10 eventos o más

El cotizador está incluido a partir de la compra de 10 eventos y permite crear cotizaciones ilimitadas hasta la fecha de vencimiento del plan.

La cantidad de eventos del paquete y la cantidad de cotizaciones son cosas distintas. Un paquete de 10 eventos no limita la herramienta a 10 presupuestos: puedes seguir cotizando durante la vigencia del beneficio, incluso si ya utilizaste los eventos del paquete.

Tampoco estás obligado a usar las funciones de entretenimiento para aprovechar el cotizador. Puedes utilizarlo para presentar los servicios habituales de tu empresa, y decidir por separado si incorporas otras herramientas de la plataforma.

Preguntas frecuentes sobre el cotizador para eventos

¿Sirve si mi empresa no ofrece entretenimiento?

Sí. Puedes cotizar productos y servicios propios, como catering, fotografía, ambientación, alquileres o coordinación. No es necesario incluir las experiencias de entretenimiento de veamoslasfotos®.

¿Puedo enviar presupuestos con fotos y descuentos?

Sí. Puedes incorporar imágenes a los servicios o paquetes del catálogo y aplicar un descuento general porcentual o de importe fijo a la cotización.

¿El cliente puede aceptar la propuesta desde el enlace?

Sí. Puede consultar la cotización y responder online. La aceptación o el rechazo quedan registrados en el sistema.

¿Dónde recibo las respuestas?

Los avisos de aceptación o rechazo llegan al correo de contacto del negocio, con el correo de la cuenta como alternativa. Las consultas hechas desde la propuesta también aparecen en «Consultas recibidas».

¿Tengo que crear un evento antes de cotizar?

No. Vincular la cotización con un evento es opcional.

¿Comprar 10 eventos significa que puedo hacer solo 10 cotizaciones?

No. El cotizador incluido a partir de esa compra es ilimitado hasta el vencimiento del plan.

Prepara tu próxima propuesta con veamoslasfotos®

Presenta tus servicios con fotos, deja claros los precios y las condiciones, y ofrece a tu cliente un enlace desde el que pueda revisar y responder la cotización.

Abrir el cotizador para eventos

Si también quieres dar visibilidad a tu negocio, descubre cómo presentar tus servicios en el portal de proveedores. Y para conocer las demás herramientas, visita la plataforma de veamoslasfotos®.