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Timing de boda en tiempo real: cómo coordinar a todos los proveedores desde un solo link
Respuesta corta: El Timing del Evento de veamoslasfotos.app es un cronograma minuto a minuto que se comparte en tiempo real con cada proveedor de una boda. El coordinador arma los momentos, asigna alertas anticipadas por rol (DJ, fotógrafo, maître, iluminador) y ajusta demoras en vivo: todos ven el mismo horario actualizado al instante, sin reenviar PDFs.
En una boda trabajan al mismo tiempo fotógrafo, filmmaker, DJ, maître, iluminador, ambientación, show y pastelería, y cada uno necesita saber exactamente cuándo le toca. Hasta hoy, eso se resolvía con un PDF que quedaba viejo a la primera demora y un grupo de WhatsApp que nadie lee en medio de la fiesta.
Por eso sumamos una función nueva a la plataforma: Timing del Evento. Es el minuto a minuto oficial de tu boda, vivo, compartido y con alertas para cada proveedor.
Por qué el timing de una boda se desarma a los 20 minutos
El timing de una boda falla porque cambia en vivo y los proveedores no se enteran. Si la ceremonia arranca 15 minutos tarde, el DJ, el maître y el fotógrafo siguen trabajando con el horario viejo. El coordinador termina corriendo de un lado al otro para avisar a cada uno en persona.
Cualquier coordinador lo vivió:
El PDF muere en la primera demora. Lo mandaste la semana pasada, pero la novia llegó tarde y ya nada coincide.
El grupo de WhatsApp es ruido. Mensajes de todos, audios, fotos. El aviso importante se pierde entre cientos de notificaciones.
Cada proveedor necesita otra cosa. Al DJ le importa el vals; al maître, la cena; al iluminador, el apagado de luces. Mandarle todo a todos no sirve.
Nadie sabe cuál es la versión oficial. Circulan tres cronogramas distintos y cada uno trabaja con el suyo.
Cómo funciona el Timing del Evento, paso a paso
El Timing del Evento funciona en seis pasos: elegís una plantilla de boda, ajustás los bloques con sus horarios, cargás a tus proveedores con su rol, les programás avisos anticipados, compartís el link público oficial y, el día del evento, corrés el cronograma con los botones de demora. Todo se sincroniza solo.
1. Empezá con la plantilla "Boda clásica"
No arrancás de cero. La plantilla trae 8 momentos estándar y unas 7 horas de fiesta: recepción de invitados, ceremonia, cóctel y foto grupal, entrada al salón y brindis, cena, primer baile, apertura de pista y cierre. Elegís la hora de inicio y el sistema calcula todos los horarios. También hay plantillas para cumpleaños y eventos corporativos.
2. Ajustá cada bloque del minuto a minuto
Cada momento es un bloque con nombre, hora de inicio y fin, y un campo de notas para ubicación o indicaciones ("vals en la pista central", "la torta sale desde cocina"). Para calcular el fin tenés atajos de +10, +15, +30, +40 minutos, +1 h y +2 h. Si un bloque cruza la medianoche, pasa solo al día siguiente. Podés reordenar los bloques por posición.
3. Cargá a tus proveedores con su rol
En "Proveedores y Staff" sumás a cada uno con nombre, WhatsApp y rol: fotógrafo, filmmaker, maître, DJ, show, iluminador, ambientación, sonido, pastelería, seguridad o coordinador. Cada proveedor recibe su propio link privado, que podés copiar, abrir, regenerar o desactivar cuando quieras. Además decidís si puede marcar bloques como terminados desde su celular.
4. Programá alertas anticipadas por proveedor
Acá está la magia. Dentro de cada bloque configurás avisos: a qué hora es el momento, cuántos minutos antes avisar, qué instrucción dar y a qué proveedores. Por ejemplo: 15 minutos antes del vals, el DJ recibe "prepará el tema de entrada" y el iluminador "bajá luces de salón". Cada proveedor ve solo sus avisos, y si activa las notificaciones push, le llegan aunque cierre la página.
5. Compartí el link público oficial
Con un toggle habilitás la vista pública: el cronograma oficial, con fecha, salón y todos los momentos, en un link de solo lectura para novios, familia o invitados. También podés exportarlo a PDF para imprimir, y regenerar el link si necesitás cortar el acceso.
6. El día de la boda: ajustá la demora en vivo
Si la ceremonia se atrasa, tocás +5 o +15 minutos. Si recuperan tiempo, -5 o -15. El estado del evento cambia ("En horario" o con demora) y los horarios nuevos se sincronizan automáticamente en la vista pública y en el link de cada proveedor. Un toque tuyo reemplaza veinte mensajes de WhatsApp.
Ejemplo: timing de una boda clásica con alertas por proveedor
Un timing de boda clásica con inicio a las 20:30 dura unas 7 horas y 15 minutos: recepción, ceremonia, cóctel, entrada y brindis, cena, primer baile, pista y cierre. Cada momento clave lleva un aviso anticipado para los proveedores que tienen que moverse antes de que suceda.
Así queda el minuto a minuto armado desde la plantilla "Boda clásica", con los avisos que configuraría un coordinador:
Qué pasa si hay demora: la novia llega 15 minutos tarde. El coordinador toca +15 y la ceremonia pasa a las 21:15, el cóctel a las 21:55, y así con todo el cronograma. Cada proveedor ve el horario nuevo en su link sin que nadie le escriba.
Timing en tiempo real vs PDF vs grupo de WhatsApp
Frente al PDF y al grupo de WhatsApp, un timing en tiempo real tiene una ventaja clave: hay una sola versión oficial y se actualiza sola. Cada proveedor ve sus avisos, el coordinador corrige demoras con un toque y nadie trabaja con un horario viejo.
Criterio | PDF impreso | Grupo de WhatsApp | Timing del Evento |
|---|---|---|---|
Versión oficial única | Hasta el primer cambio | No, se pierde en el chat | Sí, un link oficial |
Se actualiza con demoras | No, hay que reenviar | A mano, mensaje por mensaje | Automático con +5 / +15 min |
Avisos por proveedor | No | Todos leen todo | Cada rol recibe solo lo suyo |
Alertas antes de cada momento | No | Si el coordinador se acuerda | Programadas, con push |
Control de accesos | No | Hay que sacar gente del grupo | Link privado por proveedor, regenerable |
Versión para imprimir | Sí | No | Sí, export a PDF |
Qué gana cada uno
Coordinador o wedding planner: deja de correr por el salón avisando en persona. Maneja el evento desde el celular y ve qué bloques están terminados.
Fotógrafo y filmmaker: llegan a tiempo a la entrada, el vals y la torta. No se pierden el momento que no se repite.
DJ, sonido e iluminación: reciben la instrucción exacta ("tema del vals, bajar luces") con minutos de anticipación.
Maître y catering: sincronizan la salida de platos con el horario real, no con el planificado.
Novios y familia: tienen el link público y saben qué viene, sin preguntarle al coordinador cada diez minutos.
Preguntas frecuentes sobre el timing de una boda
¿Qué es el timing de una boda?
Es el cronograma minuto a minuto de la fiesta: a qué hora empieza y termina cada momento (recepción, ceremonia, cena, vals, pista, cierre) y qué tiene que hacer cada proveedor en cada uno.
¿Cuánto dura una boda clásica?
La plantilla de boda clásica de veamoslasfotos.app suma unas 7 horas en 8 momentos. Por ejemplo, de 20:30 a 03:45.
¿Los proveedores necesitan descargar una app?
No. Cada proveedor abre su link privado desde el navegador del celular. Si activa las notificaciones push, recibe los avisos aunque cierre la página.
¿Qué pasa si la boda se atrasa?
El coordinador toca +5 o +15 minutos y el cronograma se corre completo. La vista pública y los links de los proveedores se sincronizan automáticamente.
¿Puedo quitarle el acceso a un proveedor?
Sí. Podés desactivar su enlace o regenerarlo, y el link anterior deja de funcionar. Lo mismo con el link público.
¿Se puede imprimir el timing?
Sí. Se exporta a PDF con un clic, con los datos del salón y todos los momentos.
Tu próxima boda, coordinada desde un solo link
Activá el Timing del Evento en tu panel de Servicios de veamoslasfotos.app, elegí la plantilla "Boda clásica" y compartí el minuto a minuto con todos tus proveedores. Probá veamoslasfotos.app.
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